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Na era da informação, a eficiência exige um verdadeiro banco de dados
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Na era da informação, a eficiência exige um verdadeiro banco de dados

A informação tem um papel de grande relevância dentro das empresas e devem apoiar seus executivos a compreenderem questões importantes do negócio relacionadas à estratégia, posicionamento no mercado, sortimento, preço, negociação, entre outros. Por isso, apesar de fundamentais, preço e prazo não são as únicas informações que devem ser monitoradas. Esta afirmação parece “lugar comum”, mas nos deparamos constantemente com situações que comprometem sobremaneira os princípios básicos da administração que é planejar e alinhar entre as diferentes áreas, comunicar adequadamente a todos na empresa, implementar, acompanhar e reiniciar o processo com uma revisão do planejamento. 

Isto deveria ocorrer em ciclos cada vez menores pela velocidade das mudanças econômicas, tecnológicas, do consumidor (shopper), do ambiente competitivo e outros. Entretanto, a qualidade desta revisão, por vezes, fica comprometida por sua confiabilidade. Certa vez, ouvi de um executivo do varejo que a sua empresa não tinha um banco de dados, mas sim um bando de dados, ou seja, dados não confiáveis que não permitiam analisar e avaliar o desempenho do negócio e consequentemente tomar decisões com bases em fatos. Vejamos como isso pode impactar nos negócios:

Gestão de estoques e rupturas
Na vida real, estoque negativo não existe, mas da perspectiva de sistema isto é possível. Estoque negativo no sistema pode gerar subestocagem de alguns produtos e superestocagem de outros. Por vezes, há itens sem vendas e outros com vendas altas que não correspondem a realidade pelo simples fato de que a operadora de caixa, por exemplo, fez a leitura de único código de barras e multiplicou a quantidade total,  quando na verdade a consumidora realizou a compra de diferentes versões da marca com  mesmo tamanho e preço, do mesmo fabricante, mas com alguma características diferentes.

Consolidação de vendas em códigos internos
Por inúmeras razões, muitos varejistas preferem consolidar as informações de códigos de barras em seus códigos internos.  É muito comum constatarmos que informações relevantes se perdem ao longo do processo por causa deste processo interno.

Gerenciamento por categorias
Esta é uma iniciativa que ganha cada vez mais relevância no varejo, mas que dependente totalmente da qualidade dos dados. Por vezes, o que constatamos é o executivo que coordenará esta atividade, investindo meses na organização do cadastro para depois iniciar as atividades para as quais foi designado pelo fato de não ter a informação no sistema.

Por onde começar?
O ponto de partida é a estratégia, definida de acordo com seu público alvo primário e na construção da diferenciação competitiva e eficiência na gestão. O banco de dados deve refletir a suas iniciativas estratégicas no médio e longo prazos.

Só pode ser gerenciado o que é medido. Sendo assim, o segundo passo é a definição de indicadores – chave que integrem todas as áreas, sendo a linguagem comum entre as áreas. Com estas definições, avançamos na revisão dos processos de compras, operação de CD, docas das lojas, operação na linha de frente, etc. Após a revisão destes processos de forma a se ter alinhamento e integração entre as diferentes áreas. A padronização é essencial para que se tenha integridade e confiança nos dados. O cadastro é parte vital deste processo desde da utilização correta dos códigos, padronização de descritivos, etc.

Portanto, reitero que sem indicadores, não saberemos onde estamos e muito menos onde queremos chegar. Garantir que a empresa tenha informações estruturadas é fundamental para que decisões sejam bem fundamentadas. Temos cada vez menos espaço para cometer erros por dois principais fatos: consumidor/shopper mais informados e exigentes e margens cada vez menores.

É fundamental integrar estratégia, pessoas, operação e comunicação.